TRUCS PRISM

CONSEILS PRISM:

Le programme Reprism propose:

L'interaction entre les fichiers lots d'erreurs (LOT), les états de compte (LEC) et les envois de fichiers compressés (Zip) de la RAMQ.
L'interaction avec les programmes TELRAMQ et FACTRAMQ pour faciliter la refacturation des reprises. (CS : BA)
La conciliation d'années en années : fichiers Reprises (REP), fichiers des codes à paraître (COD) et fichiers conciliés (CLE).
La description à l'écran des codes d'erreurs utilisés par la RAMQ.
Et bien d'autres options…

REPRISES À LA RAMQ: programmes REPRISM et FACTRAMQ ainsi que TELRAMQ

Il est important d'aller chercher les lots d'erreur et les états de compte via le programme TELRAMQ et les choix L (lot d'erreur) et C (état de compte).

Lorsque vous allez chercher un ou l'autre des fichiers, il vous est demandé d'ouvrir le programme REPRISM qui va faire les liens appropriés pour afficher le détail des factures en problème.

Si dans le programme REPRISM, une fenêtre vide (blanche) s'affiche, ceci indique qu'il n'y a pas de codes différents de 01 par exemple, donc pas de factures en problème. Vous n'avez pas besoin de concilier l'année à chaque fois pour faire simplement les reprises.

Voici donc une des façons de faire les reprises automatisées.

1) En allant chercher un état de compte à la RAMQ et en permettant l'ouverture de REPRISM, vous arriverez directement dans la fenêtre à concilier s'il y a des factures en problème. Cliquer sur CONCILIER et le programme fera le maximum de liens avec les LOTS d'erreurs antérieurs et le fichier ZIP (zipper) d'origine envoyé à la RAMQ. Vous avez à vérifier les cases cochées pour les reprises potentielles.

2) Cliquer sur le bouton Journal Reprises et noter le nom du fichier que vous venez d'enregistrer.

3) Fermer la fenêtre Conciliation, et dans le programme initial de REPRISM, choisir dans le menu déroulant LOG et cliquer sur l'icône RECHERCHE (bouton jaune avec loupe), choisir le fichier LOG enregistré contenant les reprises à faire et cliquer sur les boutons usuels: FONCTION et ENREGISTRE. Le fichier LOG s'affichera et il est suggéré de l'imprimer si vous avez accès à une imprimante à votre lieu de travail.

4) S'il y a trop de factures à ne pas reprendre, vous pouvez fermer la fenêtre conciliation, sélectionner LEC dans le menu déroulant, cliquer sur le bouton jaune et choisir l'état de compte désiré, cliquer FONCTION, ENREGISTRE et CONCILIER. Il suffit de décocher les factures à ne pas reprendre et d'enregistrer à nouveau le Journal Reprises.

Refaire les étapes 2) et 3)

Vous pouvez accéder au programme REPRISM via le menu Programme de TELRAMQ. Il suffit de choisir dans le menu déroulant LEC et de cliquer le bouton jaune en suivant les mêmes instructions indiquées précédemment. Il n'est pas nécessaire de concilier l'année à chaque fois. Le fichier LOG est prêt pour vos reprises.

5) Dans FACTRAMQ, en cliquant au début sur la flèche verte, vous aurez à choisir votre fichier LOG en question. En cliquant ENTER, le premier NAM à reprendre s'affichera et si le logiciel vous demande de transférer les informations cliquer OUI pour avoir automatiquement dans le champ RENSEIGNEMENTS le numéro d'attestation et le numéro de la facture ET dans le champ C.S. les lettres BA. Vous pouvez les inscrire manuellement également. Par la suite, faites les modifications pertinentes dans les champs déjà affichés, ne changer pas la date de la facture. Noter la date de la reprise sur une feuille si vous n'avez pas pu imprimer le fichier LOG. Une fois les corrections effectuées, cliquer FONCTION et ENREGISTRE et ne pas choisir l'option Corriger cette facture, dites NON et un autre message vous demandera d'enregistrer cette nouvelle facture pour la journée concernée. Dites OUI à ce dernier message. Vous refaites les mêmes étapes pour les NAM suivant. Une fois le fichier de reprises terminé, quitter FACTRAMQ et aller dans TELRAMQ.

6) Dans TELRAMQ, indiquer la date de la première facture reprises la plus ancienne dans le premier champ DATE DÉBUT et vous pouvez inscrire dans le deuxième champ DATE DE FIN une autre date n'excédant pas 7 jours et qui inclurait d'autres journées de reprises à l'intérieur de ce 7 jours. Choisir dans le menu déroulant CHOIX l'option R pour reprises avec BA. Cliquer FONCTION et ENREGISTRE et vous verrez défiler la ou les factures reprises des journées concernées, vous devez inclure uniquement les factures que vous venez de refaire parce qu'il est possible qu'une ancienne facture de reprise (BA) soit présente et a déjà été envoyé préécédemment, vous dites NON pour ne pas inclure cette facture dans votre nouvelle REQUÊTE. Une fois le fichier reprises constitué, vous faites votre envoi à la RAMQ comme il est demandé. Faites les autres dates de reprise qui ne pouvait pas être incluse entre la DATE DÉBUT et DATE DE FIN. C'est la raison pour laquelle il était suggéré d'inprimer le fichier LOG pour s'assurer des dates à utiliser pour les envois de reprises.

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