La forme masculine utilisée dans ce texte désigne tant les femmes que les hommes.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article  1.    NOM  - Le nom corporatif de la société est : Société d’histoire et de généalogie de Montréal-Nord,  (SHGMN). – ci-après appelée la Société.

Article 2.    ADRESSE DE CORRESPONDANCE -  L’adresse de correspondance est le 5400, boulevard Henri-Bourassa Est, Montréal-Nord (Qc) H1G 2S9

Article 3.    TYPE  D’ASSOCIATION -  La Société, fondée le 28 août 2001, est une corporation sans but lucratif régie par la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec.

Article 4.    BUTS -  La Société favorise la promotion et l’apprentissage de l’histoire et de la généalogie, l’entraide des membres, la recherche en histoire et en généalogie des ancêtres et des familles, et la diffusion de connaissances historiques et généalogiques,
 diffuse et met en valeur le patrimoine naturel, architectural, religieux et culturel de l’arrondissement de Montréal-Nord.

Article 5.    MOYENS - La Société organise des conférences, des cours de formation en matière de généalogie, des visites historiques; suscite la publication de travaux de recherche, la mise en valeur et la conservation des biens patrimoniaux; présente des expositions
 thématiques;
 publie un Bulletin trimestriel.

Article 6.   RÉALISATION -  Pour réaliser ses buts, la Société a le pouvoir de solliciter et de recevoir de toute corporation ou association, société, groupe ou individu, des dons, legs, autres contributions de même nature, en argent, en valeurs mobilières,
en immeubles et d’administrer et d’organiser des campagnes de financement.

Article 7. SIÈGE SOCIAL -  Le siège social de la Société est établi dans l’Arrondissement de Montréal-Nord, sur le territoire de la Ville de Montréal. Seul le Conseil d’administration, de façon majoritaire, pourra déterminer son emplacement.

Article 8.    LOGO DE LA SOCIÉTÉ.-  Le logo de la Société, tel qu’il apparaît sur la papeterie, est l’identification adoptée par la Société.                

Article 9. BÉNÉVOLAT - La tenue d’activités de la Société repose essentiellement sur le bénévolat des membres, sans aucune forme de                rétribution. Tous les argents recueillis doivent servir uniquement à faire connaître la Société, la faire évoluer et se développer.

Article 10. LIQUIDATION -  Dans le cas de liquidation de la Société, ou de distribution de ses biens, ils doivent être dévolus à un organisme exerçant une activité analogue.

Article 11.   CATÉGORIE DE MEMBRES -  Il y a deux catégories de membres : le membre principal, le membre conjoint.

Article 12.   MEMBRE PRINCIPAL – Toute personne physique ou morale, intéressée à l’histoire, à la généalogie, qui acquitte le montant de la cotisation annuelle et qui adhère aux buts de la Société peut devenir membre principal de la Société. Elle doit se conformer aux dispositions du présent règlement et à toute autre condition d’admission décrétée par résolution du Conseil d’administration.

Article 13.   MEMBRE CONJOINT –Le membre conjoint est le membre, tel que défini à l’article 12, qui demeure à la même adresse que le membre principal. Le montant de sa cotisation est déterminé par le Conseil d’administration. Le membre conjoint a les mêmes privilèges que le membre principal, sauf qu’il ne reçoit pas le Bulletin de la Société.

Article 14.   COTISATION ANNUELLE -  Le coût de la cotisation annuelle est déterminé par les membres du Conseil d’administration. Elle est d’une durée de douze (12) mois consécutifs, à compter de la date d’adhésion. Tout membre qui néglige de payer sa cotisation est déchu de ses droits et privilèges.

Article 15.   FORMULAIRE  D’ADHÉSION -  Pour devenir membre de la Société, la personne physique ou morale doit compléter un formulaire d’adhésion émis par la Société : fournir à la Société son adresse postale complète et aviser la Société de tout changement d’adresse.  C’est la responsabilité du membre.

Article 16.   NUMÉRO DE MEMBRE -    Toute personne physique ou morale se voit attribuer un numéro. de membre par le secrétaire de la Société.

Article 17.   CARTE DE MEMBRE  -  Le Conseil d’administration remet aux conditions qu’il détermine, une carte de la Société, à tout membre actif ; un certificat à tout membre honoraire, à vie, émérite, bienfaiteur, corporatif ou de soutien.

Article 18.   OBLIGATION DU MEMBRE - Le membre a l’obligation de respecter les statuts et règlements de la Société, de son code d’éthique, et de contribuer à la bonne renommée et au développement de la Société.

Article 19.   PRIVILÈGES DU MEMBRE -  La personne physique ou morale qui a acquitte sa cotisation annuelle reçoit, annuellement et gratuitement, quatre Bulletins de la Société. Elle bénéficie en plus de rabais, déterminés par le Conseil d’administration, pour l’inscription de cours en histoire, en généalogie, pour les déplacements lors de visites historiques ou de tout autre événement déterminé par le Conseil d’administration.

Article 20.   PRIVILÈGES POUR LE BÉNÉVOLE -  Tout membre bénévole reçoit, gratuitement, une carte de membre annuelle, son Bulletin de la Société, et est invité à une soirée « Honneur au Mérite ».

Article 21.   SOIRÉE DES BÉNÉVOLES -  Le Conseil d’administration a l’obligation, une fois l’an, de rassembler tous les bénévoles afin de leur manifester son appréciation.

Article 22.   SUSPENSION OU EXPULSION -  Le Conseil d’administration peut par résolution, suspendre pour la période qu’il détermine, ou expulser définitivement, tout membre qui enfreint quelques dispositions des règlements de la Société ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à la Société. La décision du Conseil est finale et sans appel et le Conseil peut suivre, en cette matière, la procédure qu’il détermine, non sans avoir donné l’opportunité au dit membre, l’occasion de se faire entendre, soit de façon écrite ou verbale.

Article 23.   DÉMISSION -  Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de la Société. Toute démission prend effet qu’après son acceptation par le Conseil. Ce membre n’a droit à aucun remboursement de cotisation.

Article 24.   DÉCÈS -  Toute personne cesse d’être membre de la Société à son décès. Le décès ne donne pas lieu à un remboursement de cotisation.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES.

Article 25.   ASSEMBLÉE GÉNÉRALE  ANNUELLE DES MEMBRES -  L’assemblée générale annuelle des membres se tient; le troisième mercredi du mois de mai, à l’heure et à l’endroit déterminé par le Conseil dans l’arrondissement de Montréal-Nord.

Article 26.   ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE -Toute assemblée générale spéciale peut être convoquée par le président de la Société ou par résolution du Conseil. Tout membre, par requête écrite à cet effet, appuyé au minimum par 25 % des membres en règle, et adressée au secrétaire de la Société, peut demander la tenue d’une assemblée spéciale, laquelle doit être tenue dans les trente jours de la réception de telle requête. Cette résolution ou requête doit mentionner les motifs pour lesquels l’assemblée doit être convoquée. Le président ou, en son absence, la personne désignée par le Conseil d’administration, sur adoption de la résolution ou sur réception de la requête jugée recevable, doit convoquer la tenue de l’assemblée conformément au contenu de cette résolution ou requête.

Article 27.   AVIS DE CONVOCATION -  L ‘avis de convocation aux membres avec mention de lieu, de la date et de l’heure de chaque assemblée annuelle des membres est publié dans le Bulletin de la Société, dans l’édition du printemps. Des erreurs dans l’avis de convocation n’affectent en rien la validité de cette assemblée.

Article 28.   AJOURNEMENT –  Les membres peuvent, par résolution, ajourner une assemblée, à l’endroit, à la date, et à l’heure, qu’ils déterminent. Seules les affaires faisant l’objet de l’assemblée originale peuvent être discutées.

Article 29.   QUORUM -  Vingt-cinq (25) membres constituent le quorum pour toute assemblée générale annuelle.

Article 30.   VOTE -  Seuls les membres actifs ont le droit de vote à toute assemblée générale.  Chaque membre a droit à un vote.  Le vote par procuration n’est pas valide.
Sauf pour l ‘élection des administrateurs, le vote aux assemblés générales se fait à main levée à moins qu’un vote secret ne soit demandé par au moins dix membres.  Le vote secret est pris sur le lieu de l’assemblée, ou après ajournement, selon la décision du président de l’assemblée

Article 31.   NOMINATION DES SCRUTATEURS -  Ils sont nommés par le président de l’assemblée. Ils reçoivent le vote et font rapport au président de l’assemblée qui annonce les résultats. Les questions soumises sont décidées à majorité simple des voix des membres présents.

Article 32.    PRÉSIDENT DE  L’ ASSEMBLÉE -  Une assemblée générale est présidée par le président de la Société ou, à défaut, par toute autre personne, qu’il désigne. Le président de toute assemblée des membres est maître de la procédure et a  pleins pouvoirs pour assurer l’ordre.

Article 33.    RÉUNION -  Une réunion des membres se tient une fois par mois, à l’heure, au jour, et à l’endroit déterminé par le Conseil, à l’exception des mois de juin, juillet et août. L’objet de cette réunion est d’informer les membres quant aux activités de la Société, de favoriser les échanges entre les membres et la diffusion des connaissances historiques et généalogiques.

ADMINISTRATEURS

Article 34.   NOMBRE D’ADMINISTRATEURS -  Les affaires de la Société sont administrées par un Conseil composé de cinq (5) élus, soit : un président, un secrétaire, un trésorier, et deux administrateurs.

Article 35.   CONDITIONS D’ ÉLIGIBILITÉ -  Tout membre actif depuis au moins deux ans devient éligible. Cependant, un membre qui a un lien de parenté, jusqu’au troisième degré inclusivement, ou qui est le conjoint légal ou de fait d’un membre du Conseil au sens de l’article 13, ne peut être administrateur en même temps que l’autre membre avec qui il a un tel lien.

Article 36.   ÉLECTION -  L’élection des membres du Conseil dont le mandat vient à échéance a lieu chaque année durant l’assemblée générale annuelle de la Société. Tout membre sortant est rééligible selon les conditions établies à l'article du règlement.
Chaque année, au cours de la réunion annuelle du mois d’avril, les membres désignent  (3) personnes qui forment le comité de mise en candidature et d’élection. Quiconque désire faire partie du Conseil ou est déjà administrateur ne peut faire partie de ce comité. Dès leur première réunion, les membres du comité se choisissent un président parmi eux. Le président du comité est maître de la procédure d’élection
et de la présentation des curriculum vitae.
Le comité reçoit le bulletin de mise en candidature de tout candidat, accompagné d’un curriculum vitae ne devant pas excéder trois pages 8 ½ x 11 à double interligne. Tout bulletin porte a) la signature et le numéro de membre de cinq membres actifs qui proposent le candidat ; b) la signature et le numéro de membre du candidat, certifiant qu’il accepte d’être membre du Conseil d’administration, une fois élu. Ce bulletin adressé au Comité doit parvenir à l’adresse de correspondance de la Société au plus tard le premier mai de chaque année,
 avant l’assemblée générale annuelle.
Le comité prend connaissance des noms des personnes mises en candidature et prépare les bulletins de vote. Lorsqu’il y a plus de candidats que de postes à combler il avise tous les candidats dans les vingt-quatre (24) heures. Les bulletins de mise en candidature
seront disponibles au secrétariat de la Société.
Immédiatement avant l’élection, le président du comité lit les noms et les curriculum vitae des candidats aux membres présents, préside à la distribution des bulletins de vote et appose ses initiales sur chaque bulletin.
Le président doit s’assurer du droit de vote de chaque électeur. Tout membre actif au premier mai  précédant la date de l’assemblée annuelle a le droit de vote. Les électeurs inscrivent alors leur vote sur les bulletins par un X en marge du nom du candidat de leur choix et les déposent dans les boîtes prévues à cette fin. Pour l’élection des administrateurs, il faut, pour qu’un bulletin soit valide, que l’électeur ait voté pour autant de candidats qu’il y a de postes à combler.
Suite à la fermeture du vote, le comité de mise en candidature et d’élection, en présence des candidats ou de leurs représentants, dépouille le scrutin.  Sont élus les candidats qui obtiennent le plus grand nombre de voix. En cas d’égalité des voix, le président du comité procède à un tirage au sort et proclame élu celui que le sort favorise.  Le président du comité fait part des noms des candidats élus
sans toutefois indiquer le nombre de voix accordés à chacun.
Le président devra remettre, à un membre du Conseil, son rapport et les documents reçus des candidats

Article 37.   ATTRIBUTION DES POSTES -  Dans les quinze (15) jours après l’élection, les membres élus se réunissent pour l’attribution des postes et se nomment entre eux différents postes à combler au sein du Conseil et feront rapport aux membres dans la publication du Bulletin, édition d’automne.

Article 38.   TERME D’OFFICE  DES  ADMINISTRATEURS -  À moins de démission ou d’impossibilité d’assumer  leurs fonctions, les administrateurs sont élus pour un terme de deux ans et demeurent en fonction jusqu’à ce qu’ils aient été remplacés.

Article 39.   DÉMISSION -  Un administrateur peut démissionner de son poste en donnant un avis par écrit au Conseil. La démission prend effet à compter de son acceptation par résolution du Conseil.

Article 40.   VACANCE -  Un poste d’administrateur devient vacant si un administrateur a) devient incapable ; b) démissionne de son poste ; c) décède ; d) ne remplit plus les conditions requises pour occuper son poste et est destitué par résolution du Conseil adoptée par vote secret à l’unanimité moins un ; e) fait défaut d’assister à trois assemblées sans motif valable ; ou f) est destitué lors d’une assemblée générale pour incapacité d’accomplir sa tâche de façon satisfaisante.

Article 41.   NOMINATION -  Le Conseil peut, par résolution, nommer toute personne qualifiée pour remplir la vacance, et cette personne demeure en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office de la personne ainsi remplacée.

Article 42.   RÉMUNÉRATION -  Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services, sauf si les services sont retenus par le Conseil pour remplir un mandat spécifique. De plus, les dépenses encourues par les membres du Conseil, dans le cadre de mission spécifique particulière, leur sont remboursées si une résolution du Conseil est adoptée à cet effet.

Article 43.   CONTRATS AVEC UN ADMINISTRTEUR  -  Aucun administrateur intéressé directement ou indirectement dans un contrat avec la Société n’est tenu de démissionner.  Il doit cependant divulguer son intérêt au contrat au Conseil lorsque celui-ci prend une décision sur ce contrat ou en relation avec le dit contrat et doit s’abstenir de voter sur toute résolution portant sur ce contrat.

SÉANCES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 44.   DATE DES RÉUNIONS -  Les administrateurs siègent aussi souvent que nécessaire entre les mois de septembre et mai.

Article 45.   CONVOCATION -  Les séances Conseil sont convoquées par le secrétaire, soit à la demande du président, soit par demande écrite de la majorité des membres du Conseil. Elles sont tenues à tout endroit désigné par le président ou le Conseil.

Article 46.   AVIS DE CONVOCATION -  L’avis de convocation de toute séance du Conseil peut être verbal. Le délai minimum de convocation est de vingt-quatre heures. Si tous les membres du Conseil sont présents à une séance ou y consentent par écrit, toute séance peut être tenue sans aucun avis de convocation préalable.
Un ordre du jour accompagne l’avis de convocation. Seuls les éléments mentionnés à l’ordre du jour peuvent être discutés à la séance du Conseil, sauf si tous les administrateurs présents consentent à le modifier.

Article 47.   QUORUM -  Trois administrateurs présents personnellement constituent un quorum pour une séance du Conseil.

Article 48.   VOTE – La majorité des membres présents aux séances du Conseil décide des questions et éléments qui y seront soumis; chaque membre, y compris le président, a droit à un seul vote. La personne ressource n’a pas droit de vote.

Article 49.   ACTE POSÉ PAR UN CONSEIL D’ADMINISTRATION INCOMPLET  -  Tout règlement, résolution adoptée, geste posé par les administrateurs, à une époque où il y a au Conseil un nombre d’administrateurs inférieur à celui requis, a même vigueur et  même effet que si le Conseil avait été complet, en autant qu’il y a quorum. Les règlements, résolutions ou gestes d’administrateurs de facto, même si l’on découvre ultérieurement qu’il y a eu irrégularité dans leur élection ou nomination, gardent pleine vigueur à cet effet.

Article 50.   PRÉSIDENT – Le président est le porte-parole officiel de la Société et voit à la direction générale des affaires de la Société. Il préside les séances du Conseil et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du Conseil, signe tous les documents requérants sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront, de temps à autre, lui être attribués par le Conseil.

Article 51.   VICE-PRÉSIDENT – Le vice-président prête son concours au président et, en cas d’absence, maladie ou incapacité d’agir du président, il exerce tous les pouvoirs conférés au président et remplit les devoirs que peuvent prescrire le Conseil ou le président.

Article 52.   SECRÉTAIRE -  Le secrétaire donne les avis de convocation des assemblées générales et du Conseil. Il tient les procès-verbaux de toutes les réunions ou assemblées des membres et celles des administrateurs. Il a la garde et voit à la production de tous les rapports, certificats et autres documents que la loi oblige la Société à garder ou à produire. Il remplit tous les devoirs accessoires à son poste et exécute toute autre tâche qui peut être prescrite dans le présent règlement ou par le Conseil.

Article 53.   RELATIONNISTE -  Le relationniste voit à faire connaître la Société et ses activités et à assurer le développement de la Société et du membership. Il accomplit toute autre tâche que peut lui attribuer le Conseil.

Article 54.   PERSONNE RESSOURCE -  La personne ressource est nommée par le Conseil. Les critères de connaissances, de compétences et d’expertises, font foi de la nomination. Le nombre de candidats à siéger au Conseil d’administration est discrétionnaire.

Article 55.   ADMINISTRATEURS -  Les administrateurs remplissent toute tâche que peut leur confier le Conseil.

Article  56.   ORGANIGRAMME -  Les tâches des membres du Conseil pourront, quand il sera nécessaire, être redéfinies par un organigramme que le Conseil adoptera par résolution.

Article 57.   COMITÉS -  Le Conseil peut confier à des comités toute tâche ou étude qu’il juge à propos. Le Conseil n’est tenu de donner suite aux recommandations des comités.

PUBLICATION

Article 58.   BULLETIN -  La Société publie un Bulletin trimestriel débutant à l’automne et dont le titre est: « Il était une fois… Montréal-Nord. »

Article 59.   DISTRIBUTION DU BULLETIN -  Le bulletin est adressé gratuitement aux membres actifs.
Le Conseil détermine par résolution les personnes ou organismes susceptibles de recevoir gratuitement le bulletin.

Article 60.    AUTRES PUBLICATIONS -  La Société peut publier ou contribuer à la publication de tout ouvrage répondant aux buts de la Société.

Article 61.    DON OU LEGS -  La Société accepte tout don ou legs fait dans l’intérêt de la Société.

Article 62.    PROCÉDURE JUDICIAIRE -  Le président ou une personne autorisée à cette fin a pleins pouvoirs pour représenter la Société dans toute procédure judiciaire dans laquelle la Société est partie.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Article 63.    ANNÉE FINANCIÈRE -  L’année financière de la Société débute le premier jour de mars et se termine le dernier jour de février de l’année suivante, ou à toute autre date qu’il plaira au Conseil de fixer.

Article 64.    LIVRES DE COMPTABILITÉ -  Le Conseil fait tenir par le trésorier de la Société ou sous son contrôle un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels sont inscrits tous les deniers perçus ou déboursés par la Société, tous les biens détenus par la Société et toutes les dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières.
Ces livres sont conservés au domicile du trésorier et peuvent être examinés en tout temps par les membres du Conseil. Ce dernier détermine la date, les heures, l’endroit, les conditions et les directives pour l’examen des états financiers par les membres.

Article 65.   VÉRIFICATION -  Les membres actifs, à chaque assemblée générale annuelle, nomment un vérificateur qui détient son poste jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante et jusqu’à ce qu’un successeur lui ait été nommé, à moins qu’il ne démissionne ou que son poste devienne vacant par son décès.
En pareil cas, le Conseil peut remplir la vacance jusqu’à la fin du terme écoulé de la personne ainsi remplacée.
Le vérificateur ne peut être administrateur de la Société.
Le vérificateur vérifie, chaque année, aussitôt que possible, après l’expiration de chaque exercice financier, les livres et états financiers de la Société et en fait rapport à l’assemblée générale annuelle.

Article  66.   PUBLICATION DES ÉTATS FINANCIERS –  À chaque réunion du Conseil ou sur demande, le trésorier a l’obligation de produire les états financiers, à jour.  De même qu’à l’assemblée générale annuelle des membres, le trésorier a l’obligation de remettre à chaque membre actif, copie à jour, des états  financiers, des prévisions budgétaires, et le rapport du vérificateur, ainsi que de répondre aux questions des membres selon la période de temps alloué par le président de l’assemblée.

Article 67.    EFFETS BANCAIRES -  Un compte bancaire est ouvert au nom de la Société dans l’institution désignée par le Conseil. Tout chèque, lettre de change ou autre effet négociable est signé par le trésorier et toute autre personne désignée par le Conseil. Pour les chèques en circulation et pour tout retrait, deux signatures sont obligatoires, en tout temps. Celles du trésorier et du président d’office.

Article 68.    CONTRAT -  Tout contrat engageant la Société doit au préalable être entériné par une résolution du Conseil, dûment proposée, secondée et enregistrée dans le livre des minutes du secrétaire.

 Article 69.    HYPOTHÈQUE SUR IMMEUBLE -  Le Conseil a le pouvoir d’hypothéquer tout immeuble acheté au nom de la Société.

Article 70     ALIÉNATION DES BIENS -  Le Conseil ne peut aliéner les actifs constituant les éléments de recherche, soit par la vente, don, prêt ou de toute autre façon qui puisse réduire la capacité de la Société dans la poursuite de ses activités, sans en être autorisé au préalable par l’assemblée des membres, nonobstant l’article du présent règlement.

LISTE DES MEMBRES

Article 71.   LISTE DES MEMBRES –  Le secrétaire voit annuellement à la préparation et à la mise à jour de la liste des membres de la Société avec leur numéro de membre, conformément à l’article 223 de la Loi sur les compagnies (LRQ. C. C-38). 
Cette liste, avant publication, doit être entérinée par le trésorier. Tout membre a le droit de prendre connaissance de cette liste aux conditions déterminées par le Conseil.

Article 72.   CONFIDENTIALITÉ DE LA LISTE DES MEMBRES -  La Société a l’obligation de garder la confidentialité des coordonnées personnelles de ses membres. Sauf, pour l’autorité responsable de l’Arrondissement Montréal-Nord, qui en fait une politique administrative confidentielle

DISPOSITIONS TRANSITOIRES

Article 73.   DISSOLUTION -  Au cas de liquidation de la corporation ou de distribution des biens de la Corporation, tout le reliquat de ses biens, une fois ses dettes acquittées, sera distribué à un organisme exerçant une activité analogue.

Article 74.   ENTRÉE EN VIGUEUR -  Le présent règlement ou toute modification entre en vigueur le jour de son adoption par les membres de l’assemblée générale annuelle des membres.

Article 75.   MODIFICATION DU PRÉSENT DOCUMENT – Le présent règlement pourra être modifié par le Conseil pour ensuite être présenté à l’assemblée générale annuelle des membres qui devront l’adopter ou le modifier.

Société d'histoire et de généalogie de Montréal-Nord